Dokumente digitalisieren und gesetzeskonform archivieren
Stellen Sie sich vor, Sie betreten einen staubigen, schlecht beleuchteten Raum, der bis zum Rand mit alten Aktenordnern gefüllt ist.
Jeder Ordner enthält hunderte von Papierdokumenten - Rechnungen, Verträge, Belege - alle mühsam von Hand sortiert und archiviert. Die Luft ist trocken und muffig, ein stummer Zeuge jahrzehntelanger Geschäftstätigkeit.
Dieses Szenario war einst die Realität vieler Unternehmen, eine Notwendigkeit, um gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen und gleichzeitig den Überblick zu behalten.
Doch dann, mit einem leisen, aber bestimmten Klick, beginnt die Revolution:
Der erste Ordner wird gescannt, die Dokumente digitalisiert. Wie ein sanfter Wind weht die Digitalisierung durch das alte Papierarchiv, verwandelt jeden Zettel in eine Reihe von Bits und Bytes, die sicher in der Cloud gespeichert werden. Die Schatten weichen dem hellen Licht der Bildschirme, der Staub wird von der frischen Brise der Innovation weggeblasen. Was einmal ein Ort des veralteten Papiers war, wird nun zu einem modernen, effizienten digitalen Archiv.
Mit jedem Tag wird das alte Papierarchiv mehr und mehr überflüssig, bis es schliesslich nur noch eine ferne Erinnerung ist - ein Relikt aus einer vergangenen Ära, das durch die Kraft der Digitalisierung ersetzt wurde...
Was ist swiDOC?
In der heutigen Zeit ist die Umstellung von manuellen auf digitale Prozesse für Unternehmen unerlässlich geworden. Als Softwareentwickler, der sich auf die Entwicklung von individuellen Web- und Mobile-Apps spezialisiert hat, habe ich es mir zur Aufgabe gemacht, Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation zu unterstützen. Daher bin ich vor kurzem eine Partnerschaft mit swiDOC eingegangen, die eine revisionssichere Archivierungslösung anbieten.
swiDOC ist eine zertifizierte Software, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde, um Geschäftsdokumente rechtssicher zu archivieren. Mit swiDOC können Firmen ihre Buchungsbelege, Rechnungen und Verträge direkt aus ihrer Buchhaltungssoftware oder Office 365 archivieren, oder Dateien und ganze Ordner einfach per Drag & Drop ablegen.
Die Vorteile gegenüber einem physischen Archiv
Alle in swiDOC archivierten Dokumente werden automatisch indexiert. Es gibt zudem die Möglichkeit, eigene Tags hinzuzufügen. So wird das Wiederfinden von Dokumenten zum Kinderspiel. Stellen Sie sich vor, Sie könnten innerhalb von Sekunden jedes Dokument in Ihrem Archiv finden, anstatt stundenlang durch Ordner und Schubladen zu suchen.
Der Import von Dokumenten in swiDOC ist ebenfalls super einfach. Sie können Dokumente direkt aus Bexio und allen Office365-Anwendungen in swiDOC ablegen oder einfach per Drag & Drop hochladen. Ein Drucker ist somit gar nicht mehr notwendig, was neben Zeit auch Papier und Tinte spart.
Ein weiterer grosser Vorteil von swiDOC ist der ortsunabhängige Zugriff. Ob Sie nun an Ihrem Schreibtisch sitzen oder unterwegs sind, Sie können jederzeit auf Ihr Archiv zugreifen. Alles, was Sie brauchen, ist ein Computer oder ein Smartphone mit Internetverbindung.
Warum swiDOC sicher ist
swiDOC ist GeBüV-zertifiziert (Geschäftsbücherverordnung) und garantiert die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Dies bedeutet, dass Ihre Dokumente sicher und revisionssicher aufbewahrt werden, was besonders wichtig ist, wenn es um rechtliche oder finanzielle Dokumente geht.
Ihre Daten werden in der Schweiz gespeichert. Das Rechenzentrum, in dem sich Ihre Daten befinden, ist nach ISO 27001 zertifiziert und bietet höchste Sicherheitsstandards.
Es wird mittels Blockchain-Integritätssiegeln sichergestellt, dass archivierte Dokumente nicht verändert werden können.
Wie können Sie mit swiDOC loslegen?
Mit swiDOC sind Sie sofort startklar. Es gibt keine zeitintensive und teure Installation. Sie archivieren im Abo-Modell und können innerhalb von Minuten loslegen.
Hier können Sie sich gerne registrieren und swiDOC ausprobieren!
