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Modern Workplace: Herausforderungen & Lösungen für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft

Die Arbeitswelt verändert sich rasant und die Digitalisierung eröffnet Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, den Arbeitsplatz im Interesse von Mitarbeitenden & Kundschaft zu gestalten. Wie der moderne, digitale Arbeitsplatz aussehen kann, erfahren Sie hier!

Was ist der Modern Workplace?

Die Corona-Krise hat deutlich Spuren in der Arbeitswelt hinterlassen. Während 2020 nur wenig Unternehmen systematisch auf virtuelle Meetings setzten, gehört der Einsatz einer virtuellen Kommunikationslösung heute bei Firmen aller Branchen zum Standard. Aber die Pandemie war nur ein Katalysator für eine ohnehin deutliche Tendenz in der Arbeitswelt:

Die Zukunft der Arbeit ist hybrid.¹ Mitarbeitende greifen von verschiedenen Endgeräten auf relevante Dokumente, E-Mails oder Chatverläufe zu und sind unabhängig vom Ort in die für sie relevanten Geschäftsprozesse eingebunden. Dadurch ist die Anwesenheit aller Teammitglieder nicht mehr zwingend notwendig. Während einige Mitarbeitende aus dem Büro arbeiten, schalten sich andere aus dem Homeoffice oder von unterwegs dazu.

Diese Vision des Modern Workplace ist eine Win-Win-Situation für Firmen wie auch für die Mitarbeitenden. Letztere werden flexibler in der Arbeitsplatzwahl und Gestaltung des Arbeitstags. Unternehmen können auf anderen Seite durch die neuen digitalen Prozesse auch vermehrt auf Ressourcen aus dem Ausland zugreifen, können Kosten beim Raumaufwand einsparen oder gar Co-Working anbieten und eine neue Einnahmequelle schaffen.

4 Erfolgsfaktoren für den Modern Workplace

Das Beratungsunternehmen Gartner definiert den Digital Workplace als eine Vision, effektivere und in der digitalen Welt verankerte Arbeitsweisen und Tools zu etablieren, um das Engagement der Mitarbeitenden zu verbessern und die Erfahrung der Kundschaft systematisch in den Mittelpunkt zu stellen.² Aus dieser Zielsetzung ergeben sich die folgenden vier wesentliche Bausteine für den Arbeitsplatz von morgen:

• Bedürfnisse der Anwender:innen verstehen: Die Organisation des Arbeitsplatzes ist ein Werkzeug, um Mitarbeitenden die Arbeit so einfach wie möglich zu machen. Auch bei der Planung von Transformationsprojekten sollten die konkreten Herausforderungen und Bedürfnisse der Anwender:innen deshalb im Mittelpunkt stehen.
• Übergreifendes Team bilden: Die Verwandlung des Arbeitsplatzes sollte Stakeholder aus allen betroffenen Abteilungen einbeziehen. Neben der IT ist die Personalabteilung ein entscheidender Player, um die Veränderungsprozesse durch proaktive Kommunikation konstruktiv zu begleiten.
• Kultur der Innovation schaffen: Widerstände begleiten digitale Veränderungsprozesse regelmässig. Oft dominieren Bedenken wegen der Sinnhaftigkeit der vorgeschlagenen Innovation - zum Beispiel die Einführung eines neuen Tools. Unternehmen sollten deshalb eine Kultur schaffen, die Mitarbeitende systematisch in Veränderungsprozesse einbindet und ihre Eigeninitiative fördert.
• Konkrete Projekte vermitteln eine positive Botschaft: Die Modernisierung des Arbeitsplatzes ist eine komplexe Reise. Unternehmen sollten deshalb Projekte fokussieren, die einen sichtbaren Benefit bieten und die Belegschaft so motiviert halten.

Wie sieht der Modern Workplace aus? 2 Beispiele für den digitalen Arbeitsplatz

Als Entwickler unterstütze ich Unternehmen dabei, ihre Vision vom Modern Workplace zu verwirklichen - mit individuell entwickelten Apps, die passgenau auf Ihre existierenden Prozesse abgestimmt sind. Die folgenden zwei Beispiele zeigen wie die Einführung digitaler Lösungen den Arbeitsalltag und das Erlebnis der Kundschaft bereichern kann:

Arbeitsplatz Tatort: Polizei-Kamera App für Fotos & Videos

In der Polizeiarbeit spielen Fotos und Videos eine wichtige Rolle, aber der Einsatz von Digitalkameras ist im Zeitalter der Smartphones umständlich und ineffizient geworden. Die Kantonspolizei Aargau bat mich daher für sie eine Mobile App zu entwickeln, mit der Mitarbeitende zukünftig mit dem eigenen Firmenhandy Situationen dokumentieren können. POKA (kurz für Polizei-Kamera und gleichzeitig ein Anagramm von KaPo) speichert Bilder innerhalb der App und schirmt sie von der normalen Fotogalerie ab. Nach dem Upload auf den Server der Polizei werden Fotos automatisch gelöscht. Dank POKA müssen die Fotos nun nach Schichtende nicht mehr manuell ins Büro gebracht und dort auf den Computer übertragen werden, und vereinfacht so 750 Polizeibeamt:innen die tägliche Arbeit.

Check-in Prozess per App digitalisieren

Der Check-in ist ein wichtiger Kontaktpunkt in Hotels, Arztpraxen oder Kultureinrichtungen – gleichzeitig ist er besonders anfällig für Verzögerungen und Ärger auf Seite der Kundschaft. Deshalb habe ich eine App für das Startup Digital-Empfang entwickelt, mit der Unternehmen den Anmeldeprozess digitalisieren können. Da eine reibungslose Erfahrung für die Kundschaft das zentrale Ziel der Anwendung ist, habe ich die Oberfläche mit einer Expertin für Bedienungsfreundlichkeit entwickelt. Die Webanwendung läuft auf einem z.B. in der Lobby platzierten Tablet und ist auf das firmenspezifische Farbschema und den eigenen Check-in Prozess angepasst. Die Kundschaft füllt nun selbstständig das Formular aus und meldet sich dabei mit den notwendigen Daten an. Da kein persönlicher Kontakt notwendig ist und alle Daten sofort digital vorliegen, kommt es zu weniger Verzögerungen durch Nachfragen oder Personalengpässe.

Fazit: So erschaffen Sie den Modern Workplace

Der Modern Workplace muss den neuen Anforderungen von Kundschaft und Mitarbeitenden gerecht werden - das haben spätestens in der Pandemie viele Unternehmen erkannt und sie begannen neue Technologien einzuführen und Prozesse zu digitalisieren. Der Weg zum digitalen Arbeitsplatz gelingt am besten über klar definierte Projekte, die ein konkretes Problem aus der Belegschaft aufgreifen und einen eindeutigen Benefit besitzen.

Gerne unterstütze ich Sie dabei Digitalisierungspotenziale in Ihrem Unternehmen zu identifizieren und diese durch eine passgenau entwickelte App zu digitalisieren!

Quellenverzeichnis

Footnotes

1. Deloitte AG: Workplace transformation in the digital age, 2018, S. 10. ↩

2. Definition of Digital Workplace Website von Gartner Inc. Abgerufen am 12. März 2023. ↩