Projektüberwachung mit Power BI

Die kreis+partner ag ist ein angesehener Partner für Industrie- und Gewerbebau mit Sitz in Aarau. Als erfolgreiches KMU haben sie viele Projekte, deren Status laufend überwacht werden muss.

Bisher mussten sie dazu die Daten manuell aus verschiedenen Programmen zusammenführen und auswerten, was sehr zeitaufwändig war. Gemeinsam haben wir den Ablauf nun mittels einer massgeschneiderten Visualisierung mit Power BI vereinfacht. Neu sind alle relevanten Daten von jedem Projekt übersichtlich und zentral einsehbar.

1. In dieser Tabelle sind alle Projekte aufgelistet, wobei diejenigen ganz oben angezeigt werden, bei welchen ein potenzielles Problem vorliegt. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn die gebuchten Stunden die geplanten Stunden bald überschreiten.
2. Klickt man in der Tabelle auf ein Projekt, so werden in dieser Darstellung alle zugehörigen Projektphasen dargestellt. Visualisiert werden dabei die jeweiligen Summen für budgetiertes Honorar, geplante und gebuchte Stunden.
3. In der Projektübersicht werden die nach Projekt summierten Honorar-Budgets, geplante und gebuchte Stunden, sowie gestellte Rechnungen dargestellt.
4. Um schnell die Zahlen eines spezifischen Projekts anzuzeigen kann man mit den Suchfeldern ganz einfach nach Projektname oder -nummer filtern.

Genutzte Datenquellen und Integration

Die realisierte Projektüberwachung zieht in Echtzeit die aktuellen Daten von verschiedenen Quellen, um sie danach miteinander abzustimmen und zu visualisieren. Namentlich sind es folgende Programme, aus denen die benötiten Informationen geladen werden:

• Bexio: Die Buchhaltungssoftware wird von kreis+partner ag zur Erfassung von Aufträgen und Rechnungen verwendet.
• MS Project: Hier werden die Stunden pro Projekt und -phase geplant.
• clocko:do: Mitarbeitende erfassen hier ihre Arbeitsstunden und buchen sie auf die jeweiligen Projekte.

Die Herausforderung bei der Integration bestand darin, diese heterogenen Datenquellen miteinander zu verknüpfen und in Power BI zu visualisieren. Durch die Nutzung der jeweiligen Schnittstellen konnten die Daten automatisch aus den einzelnen Programmen ausgelesen und in Power BI importiert werden.

Die Integration erforderte jedoch auch komplexe Datentransformationen, um die unterschiedlichen Datenformate und Strukturen zu vereinheitlichen. Hier kam ChatGPT, ein innovatives KI-Tool (künstliche Intelligenz), zum Einsatz. Mit ChatGPT konnten die erforderlichen Formeln in wenigen Minuten entwickelt werden, um die Daten aus den verschiedenen Quellen zu harmonisieren und in eine einheitliche Struktur zu überführen. Mehr zu den Anwendungsmöglichkeiten und Vorteile dieser Technologie finden Sie übrigens gerne im Blog Artikel zur Prozessautomatisierung mittels ChatGPT.

Schlussendlich werden die gezogenen, wichtigsten Kennzahlen zusammengeführt und visualisiert:

Warum Power BI statt individueller Programmierung?

Bei der Entscheidung für Power BI statt einer Eigenentwicklung gab es verschiedene Faktoren, die zu berücksichtigen waren. Ausschlaggebend waren aber sicherlich die Passgenauigkeit von Power BI auf das zu lösende Problem, sowie die Vielseitigkeit und Flexibilität des Tools.

Ohne diese beiden Umstände wäre eine Individualsoftware wohl sinnvoller gewesen, da hier maximale Erweiterbarkeit möglich ist und man somit auch ganz individuelle Funktionswünsche und Anwendungsfälle exakt abbilden kann.

Unter diesen Voraussetzungen konnten durch die Nutzung einer bereits etablierten Business Intelligence-Plattform die Entwicklungszeit und die damit verbundenen Kosten aber erheblich reduziert werden.

Mehr zu den Vor- und Nachteilen dieser Optionen erfahren Sie gerne in meinem Blog Artikel: Individuelle Softwareentwicklung oder Standardsoftware.

Feedback von kreis+partner ag

Das Unternehmen sieht das Ergebnis als grossen Schritt nach vorne. Durch die entwickelte Lösung können sie wichtige Kennzahlen effizient überwachen und so fundiertere Entscheidungen treffen und ihre Ressourcen noch besser einsetzen und planen.